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Kanban Definition and Principles

Level: Intermediate Module: Kanban for Scrum Teams 3 min read Lesson 33 of 52

Overview

  • What you’ll learn: The true definition of Kanban, its four principles, the difference between a kanban board and the Kanban strategy, and how it complements Scrum.
  • Prerequisites: Modules 1–4 (Scrum fundamentals).
  • Estimated reading time: 14 minutes

Introduction

If you think Kanban is “that board with the sticky notes,” you are in good company — and completely wrong. The word kanban (看板) is Japanese for “visual signal” or “signboard,” and in manufacturing it referred to a card that signaled when to produce more inventory. In software, Kanban has evolved into a strategy for managing and improving flow of work through a system.

The Kanban Guide for Scrum Teams (2021) defines Kanban as: “a strategy for optimizing the flow of value through a process that uses a visual, pull-based system.” Notice that definition says nothing about boards or sticky notes. Those are tools. Kanban is the strategy.

The Four Practices of Kanban

Kanban for Scrum Teams centers on four practices:

  1. Visualization of the Workflow — Make all work visible. If a team member is doing work that is not on the board, that work is invisible to the team, invisible to metrics, and invisible to improvement efforts.
  2. Limiting Work in Progress (WIP) — Stop starting, start finishing. When you limit how many items can be in each state at once, you force the team to finish things before beginning new things.
  3. Active Management of Work Items in Progress — Don’t just set WIP limits and walk away. Actively inspect work items, identify blockers, and take action.
  4. Inspecting and Adapting the Team’s Definition of Workflow — Your workflow is not carved in stone. Regularly review and improve how work flows through your system.

Kanban Is Not a Replacement for Scrum

This is critical: Kanban for Scrum Teams is an addition to Scrum, not a replacement. You keep all Scrum events, artifacts, and accountabilities. Kanban adds flow-based thinking on top. Think of Scrum as the skeleton and Kanban as the cardiovascular system — you need both for a healthy body.

Teams that say “we switched from Scrum to Kanban” have fundamentally misunderstood both. Scrum provides structure (Sprints, events, roles). Kanban provides flow optimization (visualization, WIP limits, metrics). Together they are greater than either alone.

Push vs. Pull Systems

Traditional project management is a push system: a manager assigns work to people. Kanban is a pull system: team members pull new work only when they have capacity. This single shift — from push to pull — transforms how teams operate.

In a push system, the bottleneck is invisible because new work keeps getting added regardless of capacity. In a pull system, bottlenecks become immediately visible because work piles up before the constrained step. Visibility is the first step toward improvement.

The Origin Story

Kanban was originally developed by Taiichi Ohno at Toyota in the 1940s as part of the Toyota Production System. It was adapted for software development by David J. Anderson around 2007. The Kanban Guide for Scrum Teams, published by Scrum.org, represents the official integration of Kanban practices with the Scrum framework.

Key Takeaways

  • Kanban is a strategy for optimizing flow, not just a board with columns.
  • Four practices: visualization, WIP limits, active management, inspect and adapt the workflow.
  • Kanban complements Scrum — it does not replace it.
  • Pull systems make bottlenecks visible; push systems hide them.
本課中文版

概述

如果你覺得看板就是「一塊板子上面貼便利貼」，恭喜你，你和大多數人一樣——然後你們都錯了。「看板」（kanban）這個日文詞的意思是「視覺信號」，在豐田生產系統中，它是一張卡片，用來示意什麼時候該生產更多庫存。在軟體領域，看板已經進化成一種管理和改善工作流動的策略。

《Scrum 團隊的看板指南》（2021）將看板定義為：「一種通過視覺化、拉動式系統來優化價值流動的策略。」注意，這個定義裡完全沒提到板子或便利貼。那些是工具，看板才是策略。

看板四大實踐

  1. 工作流程視覺化——讓所有工作可見。如果團隊成員在做板子上看不到的工作，那個工作對指標、對改善都是隱形的。
  2. 限制在製品（WIP）——停止開始新的，先完成手上的。WIP 限制迫使團隊專注於完成。
  3. 主動管理進行中的工作項目——不是設了 WIP 限制就走人。要主動檢視、找出阻礙、採取行動。
  4. 檢視與調適團隊的工作流程定義——你的流程不是刻在石頭上的。定期檢視，持續改善。

看板不是 Scrum 的替代品

這一點至關重要：看板是 Scrum 的補充，不是替代。你保留所有 Scrum 的事件、工件和當責。看板在上面加了流動思維。把 Scrum 想成骨架，看板想成血液循環系統——兩者都需要才能健康運作。

推式 vs. 拉式系統

傳統專案管理是推式系統：主管把工作分配給人。看板是拉式系統：團隊成員有產能時才拉新工作。這個轉變讓瓶頸變得可見——而可見是改善的第一步。

重點整理

  • 看板是優化流動的策略，不只是一塊有欄位的板子。
  • 四大實踐：視覺化、WIP 限制、主動管理、檢視與調適工作流程。
  • 看板補充 Scrum，不取代它。
  • 拉式系統讓瓶頸可見；推式系統隱藏瓶頸。
日本語版

概要

カンバンとは「付箋を貼ったボード」のことだと思っているなら、多くの人と同じ誤解をしている。「看板」という日本語は「視覚的なシグナル」を意味し、トヨタ生産方式では在庫補充のタイミングを示すカードだった。ソフトウェアの世界では、カンバンは作業の流れを最適化する戦略へと進化した。

スクラムチームのためのカンバンガイド（2021）は、カンバンを「視覚的なプルベースのシステムを使って、プロセスを通じた価値の流れを最適化する戦略」と定義している。ボードや付箋については一切言及されていない。それらはツールであり、カンバンは戦略だ。

カンバンの4つのプラクティス

  1. ワークフローの可視化——すべての作業を見える化する。ボードに載っていない作業は、チームにもメトリクスにも見えない。
  2. 仕掛品（WIP）の制限——新しいことを始めるのをやめ、手持ちの作業を完了させる。
  3. 進行中の作業項目の積極的管理——WIP制限を設定して放置するのではなく、積極的に検査し、ブロッカーを特定し、行動を起こす。
  4. ワークフロー定義の検査と適応——ワークフローは石に刻まれたものではない。定期的にレビューし、改善する。

カンバンはスクラムの代替ではない

カンバンはスクラムの補完であり、代替ではない。すべてのスクラムイベント、成果物、アカウンタビリティを維持したまま、フロー思考を追加する。スクラムを骨格、カンバンを循環器系と考えよう——健全な体には両方が必要だ。

重要ポイント

  • カンバンはフローを最適化する戦略であり、単なるボードではない。
  • 4つのプラクティス：可視化、WIP制限、積極的管理、検査と適応。
  • カンバンはスクラムを補完し、置き換えない。
  • プルシステムはボトルネックを可視化し、プッシュシステムは隠す。

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